Soutenance prestataire logiciel : 10 points

Pour choisir un prestataire logiciel, je vérifie ses preuves, pas son diaporama. Je soumets le même brief à chaque candidat, puis je compare ses engagements sur 10 points :

1. Le besoin : périmètre, exclusions et résultats attendus.
2. Les usages : parcours métier testés, avec leurs cas limites.
3. La méthode : étapes, livrables et responsabilités de chacun.
4. Le planning : dates promises, jalons et conditions de livraison.
5. Le budget : coût total sur 3 ans, en euros HT, options et frais compris.
6. L’équipe : noms, rôles et temps prévu pour le projet.
7. Les données et connexions : reprise testée et interfaces vérifiées.
8. La sécurité et le RGPD : hébergement, accès, sauvegardes et clauses écrites.
9. Le support : travaux couverts et délais de prise en charge et de résolution.
10. Le code et le transfert : droits, documentation et possibilité de changer de prestataire.

Ma règle : <u>une bonne note ne compense pas un prérequis manquant</u>. Avant de signer, je fais inscrire les engagements au contrat. Une promesse orale reste à confirmer.

Points 1–3 : adéquation métier et méthode projet

1. Vérifiez la compréhension de vos besoins

Demandez au prestataire de reformuler votre fonctionnement actuel : qui fait quoi, dans quel outil, avec quelles validations et quelles doubles saisies. Le périmètre doit préciser ce qui est inclus, ce qui est exclu et les décisions encore ouvertes.

Reliez chaque fonction importante à un résultat observable : supprimer une ressaisie, raccourcir un délai de traitement ou réduire les erreurs. Pour chaque critère de recette, fixez la situation de départ, la cible, la méthode de test et le responsable de la validation. Sans mesure de départ, impossible de vérifier le gain.

Une fois le besoin clarifié, passez au test sur un cas réel.

2. Testez des parcours PME complets

Pendant la démonstration, suivez un parcours complet, de la demande initiale à l’archivage. Vérifiez les droits d’accès, les validations et la gestion des exceptions. Faites distinguer ce qui fonctionne déjà, ce qui est simulé et ce qui reste à développer.

Classez chaque exigence : couverte, partiellement couverte, paramétrable, à développer spécifiquement ou exclue. Notez les contournements nécessaires et leurs conséquences.

Un ERP ou un SaaS standard suffit s’il répond au besoin sans contournements lourds. Envisagez de choisir entre sur-mesure et SaaS si des processus indispensables imposent des ressaisies ou des exports Excel.

3. Clarifiez les étapes et vos responsabilités

Après le test métier, fixez la méthode, les rôles et les livrables. Demandez ce qui sera livré et validé à chaque phase : cadrage, conception, développement, tests, recette, déploiement et formation.

Pendant la soutenance, faites préciser qui fournit les données, valide les maquettes, réalise les tests et autorise ou bloque la mise en production. Faites chiffrer le temps demandé à vos équipes à chaque étape. Prévoyez aussi un suppléant pour chaque décision importante et précisez comment les blocages seront corrigés avant le lancement.

Demandez un compte rendu type pour comparer les engagements des prestataires. Il doit présenter les travaux réalisés, les prochaines actions, les risques, les décisions et les écarts de planning ou de budget. Vous pourrez ainsi suivre les écarts et les arbitrages pendant le projet. Chaque action doit avoir un responsable et une échéance.

Pour toute évolution, exigez une analyse des effets sur le périmètre, le coût, le délai et la maintenance, puis une validation écrite avant sa réalisation.

Points 4–6 : planning, coûts et équipe projet

Le besoin et la méthode sont validés. Vérifiez maintenant que le prestataire peut tenir ses engagements sur les délais, les coûts et les ressources annoncées.

4. Confirmez les dates de livraison et les jalons

Demandez un planning daté (15/03/2027) qui associe chaque jalon à un livrable et aux conditions nécessaires pour le réaliser : accès aux systèmes existants, disponibilité des utilisateurs et délai de validation côté client.

Faites séparer les dates engagées des dates indicatives. Demandez aussi ce qui pourrait retarder le projet, sous quel délai le prestataire vous alertera et quelles mesures il prévoit pour limiter le décalage.

Vérifiez si le déploiement peut se faire par étapes. Chaque lot doit être utilisable et prévoir des critères d’acceptation, une assistance au démarrage et un plan de retour arrière. La première livraison et la mise en production complète doivent avoir des dates distinctes.

5. Comparez les coûts totaux et les exclusions

Demandez un chiffrage séparé pour le cadrage, le développement, les interfaces, les licences, l’hébergement, la migration, la formation et la maintenance. En forfait, contrôlez le périmètre inclus. En régie, vérifiez la charge estimée, le taux journalier moyen (TJM) et le plafond autorisé.

Examinez également les options et les frais variables : consommation de cloud, déplacements, nettoyage des données ou assistance hors horaires ouvrés.

Comparez les offres sur 3 ans, à partir des montants réels en euros HT. Complétez la grille pour chaque proposition : un poste non chiffré n’est pas un poste gratuit. Le total sur 3 ans doit intégrer les frais initiaux, les coûts récurrents, les options retenues et les indexations.

6. Identifiez l’équipe et sa disponibilité

Obtenez les noms des personnes affectées au projet, leurs rôles, leur expérience métier et leur disponibilité par phase, en jours par semaine. Vérifiez en particulier leur présence pendant la recette et la mise en production.

Faites préciser les tâches sous-traitées et la personne qui en est responsable. Demandez aussi comment sera remplacé un intervenant clé, avec quelles modalités de transfert de connaissances. Enfin, identifiez le référent projet côté prestataire : un titre de poste ne suffit pas, il vous faut un nom.

Ce socle validé, passez à la reprise des données, aux interfaces et à la sécurité.

Points 7–8 : reprise des données et sécurité

Après l’équipe et le planning, vérifiez les éléments qui conditionnent la mise en production : les données, les interfaces et la sécurité.

7. Planifiez la reprise des données et les connexions

Dressez l’inventaire des fichiers, applications et services concernés. Pour chacun, indiquez le propriétaire, le format, le volume, la sensibilité, les règles de conservation et le mode de connexion. Exigez une table de correspondance des champs et désignez qui doit supprimer les doublons, normaliser les données et valider leur reprise. Classez chaque interface selon son état : testée, partiellement testée ou à développer.

Demandez une migration d’essai avant la bascule. Comparez ensuite la source et la destination : nombre de fiches, montants des factures et liens entre les enregistrements clés. Faites valider les résultats par les utilisateurs métier et consignez les rejets dans un rapport.

Le plan de bascule doit préciser le gel des saisies, le traitement des opérations en cours et les conditions de retour à l’ancien système. Une fois la reprise cadrée, examinez l’hébergement, les accès et les obligations RGPD.

8. Vérifiez la sécurité, l’hébergement et les obligations RGPD

Faites de ces vérifications des conditions de lancement pour limiter les risques d’interruption et de fuite de données. Obtenez la liste des pays d’hébergement, de sauvegarde et d’accès au support, ainsi que celle des sous-traitants.

Contrôlez les droits par rôle, les comptes individuels, l’authentification multifacteur des administrateurs, le chiffrement et les journaux d’accès. Un hébergement en France ne suffit pas : documentez et encadrez aussi les accès depuis des pays hors EEE et tout transfert hors EEE.