AFM Management
Les feuilles papier, les tableurs et les relances par mail réunis dans une seule application d’assiduité.
AFM Management forme aux métiers du sport. Le suivi de présence vivait dans des feuilles d’émargement, des tableaux Excel, des emails et des échanges de couloir. Il tient désormais dans un outil unique, du QR code présenté en séance au justificatif validé par l’administration.
Contexte client
Le quotidien avant le projet
Profil client
AFM Management est un organisme de formation aux métiers du sport. Il prépare quatre diplômes : les BPJEPS APSF, MAPST et Rugby XV, ainsi que le titre professionnel RPMS. Chaque formation a son calendrier, ses séances, ses apprenants, ses formateurs et ses coordinateurs.
Situation initiale
Le suivi de l’assiduité était éclaté. Des feuilles d’émargement papier à faire signer puis à ranger, des tableaux Excel pour les absences, des emails pour les justificatifs, et le reste dans les échanges entre formateurs et administration. Chaque information existait quelque part, mais aucune vue ne les réunissait.
Le déclencheur
Le déclencheur n’a pas été un incident, mais une accumulation : le temps passé à reconstituer qui était présent à quelle séance, et la difficulté à retrouver un justificatif reçu trois semaines plus tôt. AFM Management a cherché un outil adapté à son fonctionnement plutôt qu’un logiciel générique à contourner.
Cadrage du besoin
Du brief reçu au vrai problème
Demande initiale
Remplacer les feuilles d’émargement papier par une signature numérique, accessible depuis un téléphone.
Besoin identifié au cadrage
Le cadrage a montré que la signature n’était que le premier maillon. Le travail réel commençait après : relancer les absents, recevoir un justificatif, vérifier qu’il couvre la bonne période, corriger une erreur de saisie, tenir les coordinateurs informés. C’est cette chaîne entière qu’il fallait outiller, pas seulement le moment de la signature.
Solution livrée
Ce qui a été construit
Une application métier qui couvre l’assiduité de bout en bout : la signature en séance, le traitement des absences et des retards, le dépôt et la validation des justificatifs, les relances automatiques, et la trace de chaque action.
La signature par QR code
Chaque séance a son QR code. Apprenants et formateurs signent depuis leur téléphone, une tablette ou un ordinateur, sans compte à créer ni application à installer. Le formateur voit en direct qui a signé et qui manque.
Un justificatif pour plusieurs séances
L’apprenant absent reçoit un lien sécurisé pour déposer son document, en indiquant une date de début et une date de fin. Un seul arrêt de travail couvre ainsi toutes les séances concernées : après validation par l’administration, les absences passent automatiquement en justifiées.
Le calendrier qui protège les signatures
Toutes les séances des quatre formations sur un même calendrier, filtrable par formation, par formateur, par statut et par période. Une séance se déplace par glisser-déposer, avec confirmation. Une séance déjà signée, elle, ne se déplace pas : la trace des présences ne doit pas pouvoir bouger après coup.
Déroulé du projet
Une méthode éprouvée, à chaque étape
- 1Cadrage
- 2Conception
- 3Développement
- 4Recette
- 5Mise en production
- 6Support
À compléter avant publication : rythme des points et mode de validation retenus avec AFM Management.
Le produit livré
Ce que couvre AFM Émargement
« On a arrêté de chercher l’information : elle est au même endroit que la séance. »
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Nous contacterTémoignage client
Vu côté client
“Nous partions de feuilles papier et de tableurs, et nous craignions surtout qu’un outil de plus ajoute du travail au lieu d’en enlever. Le moment où ça a basculé, c’est la première séance où le formateur a vu, en direct, qui avait signé et qui manquait : plus personne n’a eu à reconstituer la liste après coup. Le traitement des justificatifs a suivi, avec un seul document qui couvre toute une période au lieu d’un échange par séance. Aujourd’hui, l’assiduité de nos quatre formations se suit au même endroit, et chaque correction laisse une trace.”
Direction d’AFM Management
Témoignage de démonstration, à remplacer par l’avis réel avant publication
Et après ?
L’application couvre aujourd’hui les quatre formations d’AFM Management : BPJEPS APSF, BPJEPS MAPST, BPJEPS Rugby XV et titre professionnel RPMS.
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